Wie man Formularbuchstaben in Word erstellt

Sie müssen eine Datenbank erstellen, die wir Ihnen auch zeigen, wie Sie vorgehen müssen.

Manchmal möchtest du vielleicht einen Brief erstellen, den du an viele verschiedene Personen senden wirst, aber du möchtest, dass bestimmte Teile davon für jeden Empfänger individualisiert werden: Teile wie Gruß, Name, Adresse usw. Im Wortbestandteil bedeutet dies, dass Sie mit word serienbrief aus excel erstellen sollten, was sehr einfach zu handhaben ist. Bevor Sie mit dem Schreiben von Formularen beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie bereits eine Datenbank mit allen Feldern, die Sie aufnehmen möchten, eingerichtet haben. Eine Datenbank kann so einfach sein wie eine Excel-Tabelle mit Spalten für Vorname, Nachname, Adresse usw.

Word kann Daten aus Excel-, Access und Textdokumenten importieren. Wenn Sie noch kein Datenbank-Setup haben, können Sie es jederzeit in Word erstellen, was ich Ihnen zeigen werde.

Formularbriefe in Word erstellen

Erstellen Sie zunächst ein Dokument, in dem der Standardtext enthalten ist, wie im Beispiel des Weihnachtsbriefes unten:

Beachten Sie, dass es keine Anrede, Adresse usw. gibt, da diese später alle als Felder in unserem Serienbrief hinzugefügt werden. Zuerst müssen Sie auf der Registerkarte Mailings auf Empfänger auswählen klicken:

Hier fügen Sie die Personen hinzu, die den Brief erhalten sollen, oder importieren Sie eine Liste aus einer Datenbankdatei.

Sie können auf Neue Liste schreiben klicken, wenn Sie die Liste in Word selbst erstellen möchten. Zum Importieren klicken Sie auf Bestehende Liste verwenden. In diesem Beispiel geben wir einfach die Liste ein.

Hinweis: Wenn Sie Ihre Empfängerliste speichern, fordert Word Sie auf, einen Speicherort auf Ihrer Festplatte anzugeben, um die zu erstellende Datendatei zu speichern.

Sobald Sie Ihre Empfängerliste gespeichert haben, werden Sie feststellen, dass viele der Symbole, die sich im Mailing-Ribbon befinden, jetzt anklickbar sind.

Um mit dem Hinzufügen von Feldern zu Ihrem Serienbrief zu beginnen, klicken Sie auf eine Stelle in Ihrem Dokument, um anzugeben, wo das Feld platziert werden soll, und klicken Sie dann auf Adressblock.

Daraufhin wird das Dialogfeld Adressblock einfügen eingeblendet.

Klicken Sie auf OK, um mit dem Standardformat zu arbeiten, und Sie sollten etwas erhalten, das so aussieht:

Fügen Sie anschließend eine Eingabe nach dem Adressblock hinzu, um Ihren Text eine Zeile nach unten zu verschieben, und klicken Sie dann auf das Symbol für die Begrüßungszeile:

Daraufhin wird das Dialogfeld Begrüßungszeile einfügen eingeblendet.

Noch einmal, lassen Sie uns mit dem Standardformat fortfahren und klicken Sie einfach auf die Schaltfläche OK.

Als nächstes markieren Sie, wo steht, klicken Sie mit der rechten Maustaste, wählen Sie Absatz und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben Kein Leerzeichen zwischen Absätzen desselben Stils hinzufügen.

Dadurch hängt der Adressblock korrekt zusammen, anstatt eine Leerzeile zwischen jedem Teil davon zu haben.

Klicken Sie dann auf das Symbol Vorschau-Ergebnisse auf der Registerkarte Mailings in der Multifunktionsleiste.

Anstelle des Kennzeichens Adressblockfeld sollten Sie nun den eigentlichen Inhalt im Word-Dokument sehen.

Erste Vorschau

Wenn Sie mit der Vorschau fertig sind, klicken Sie auf das Symbol Vorschau-Ergebnisse, um die Vorschau zu deaktivieren. Als nächstes, um zu sehen, wie Sie weitere Felder hinzufügen können, klicken Sie einfach hinter dem in Ihrem Dokument, um Ihre aktuelle Position festzulegen, und klicken Sie dann auf das Symbol Zusammenführungsfeld einfügen.

Sofortiges Zusammenführungsfeld-Symbol

Du solltest dir so etwas wie das hier besorgen:

Wählen Sie Land oder Region und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Einfügen.

Versuchen Sie erneut, auf das Symbol Vorschau der Ergebnisse zu klicken, um zu sehen, wie es aussieht. Hier ist mein Beispiel unten:

Nun, da der Serienbrief korrekt eingerichtet ist, können Sie fortgeschrittenere Dinge wie die Einrichtung von Regeln durchführen. Mit den Regeln können Sie einen Text für bestimmte Empfänger anzeigen und für andere ausblenden. Um zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Regeln.

Sie werden ein Dropdown-Menü mit verschiedenen Optionen wie Fragen, Ausfüllen usw. sehen.

Für unser Beispiel wählen wir If…Then…Else, was uns zum folgenden Dialog führt:

Ändern Sie den Feldnamen: in Country_or_ Region, und geben Sie USA in das Feld Compare to: ein. Als nächstes fügen Sie etwas Text zu den Feldern hinzu, in denen es heißt: Diesen Text einfügen und andernfalls diesen Text einfügen.

In diesem Beispiel, wenn der Empfänger in den USA lebt, erhält er den Text Merry Christmas in seinen Brief eingefügt, während alle anderen die Nachricht Seasons Greetings erhalten.

So wird es aussehen, wenn Sie auf die Schaltfläche OK und dann auf die Schaltfläche Preview Results klicken.

Notieren Sie sich anschließend den Abschnitt Vorschau der Ergebnisse:

Vorschau der Ergebnisse Abschnitt

Hier können Sie auf die Pfeiltasten (wenn Vorschau-Ergebnisse eingeschaltet sind) links und rechts neben der Zahl klicken, um durch alle Briefe zu blättern, die versendet werden. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Briefe direkt vor dem Drucken oder E-Mailen aussehen.

Hinweis: Die Menüauswahl für Abgleichsfelder unter Regeln ist für den Abgleich von Feldnamen in einer Datenbank mit Kopfzeilen in Ihrer Empfängerliste.

Um auch besser zu erkennen, wo Sie Felder in Ihr Dokument eingefügt haben, verwenden Sie die Schaltfläche Highlight Merge Fields.